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Quel est le planning de mise en oeuvre d'un registre ?

En fonction de vos contraintes nous pouvons, dès réception de vos éléments (Arrêté d'ouverture, avis d'enquête fichiers PDF du dossier d'enquête) mettre en ligne sous 24 à 48 heures une version de validation de votre registre. Dès validation de cette version, elle est mise en production pour la rendre accessible au public. À l'heure "H" et la minute "M" de l'ouverture, le dépôt des contributions et l'accès au dossier d'enquête deviennent possibles pour le public. La clôture est effectuée automatiquement à la date planifiée.

A partir de quand le registre numérique doit-il être accessible au public ?

Il faut, bien entendu, impérativement que le registre soit accessible à l'ouverture de l'enquête pour que le public puisse consulter le dossier d'enquête, consulter les contributions déposées et déposer sa contribution.
Néanmoins comme l'adresse du registre et l'adresse e-mail de dépôt des contributions sont rendues publiques à 15 jours de l'ouverture de l'enquête par la communication légale et l'affichage nous recommandons que le registre soit à ce moment-là accessible au public. Le dépôt des contributions et la consultation du dossier ne seront possibles qu'à l'heure de l'ouverture de l'enquête, mais le public pourra déjà consulter les modalités de la procédure.

Que se passe t'il en cas de prolongation, suspension ou annulation de l'enquête
Dès que des décisions en ce sens sont actées, vous nous en informez et nous communiquez l'arrêté qui en découle afin que nous programmions la prolongation, suspension ou annulation à la date prévue.
Proposez vous une aide à l'utilisation du registre ?

Le travail permanent de nos équipes sur les remontées des utilisateurs nous permet de vous proposer les interfaces les plus ergonomiques possible. Vous aurez à votre disposition tout au long de son utilisation un guide utilisateur, une rubrique de réponses aux questions fréquentes et des vidéos vous montrant les principales fonctionnalités. Nous vous proposons en plus des formations sur site ou à distance. Bien entendu, une assistance est à votre disposition par téléphone ou email. Notre équipe est à même de vous assister avec prise en main à distance si nécessaire.

La dématérialisation c'est une charge de travail supplémentaire ?
Un registre numérique peut amener des contributions d’un public qui ne participe peut-être pas habituellement aux enquêtes. Mais comme il simplifie grandement l’intégration et la publication des contributions reçues par e-mail ainsi que la collaboration entre membres de la Commission il ne représente pas une charge de travail supplémentaire.
Qui décide de la mise en place d’un registre numérique ?
La décision de l’emploi d’un registre numérique en complément de l’adresse e-mail obligatoire relève de l’autorité organisatrice. Le commissaire enquêteur peut recommander son utilisation en concertation avec l’autorité organisatrice et le maître d’ouvrage. Le commissaire enquêteur pourra indiquer les fonctionnalités du registre qu'il souhaite voir mises en oeuvre.
Qu'est ce que la dématérialisation change à mon arrêté d'ouverture ?

Dans le cadre de la dématérialisation de la participation du public, quelques points doivent désormais être pris en compte :

  • Horaires d'ouverture de l'enquête : Pour sécuriser au mieux votre enquête nous recommandons de préciser à l'arrêté d'ouverture l'horaire exact d'ouverture et de clôture afin que tous les moyens d'enquête soient traités de la même manière.
  • Modalités de publication : La publication des contributions issues des moyens numériques est, depuis la réforme de 2016, obligatoire. Afin d'éviter toute surprise aux déposants, nous vous recommandons de préciser à l'arrêté d'ouverture que les contributions seront publiées. De même, si vous faites le choix de publier les contributions issues des registres papier et courriers il nous semble nécessaire que cela soit indiqué à l'arrêté d'ouverture, mais aussi sur les registres papier.

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